Prodej domu nebo bytu není jen otázkou nalezení kupujícího a podpisu kupní smlouvy. Za každým úspěšně dokončeným obchodem je poměrně velké množství dokumentů, ověřování a administrativy.
Pro prodávajícího může být někdy překvapivé, kolik různých dokladů po něm realitní makléř, advokát nebo banka požaduje. A není divu. Člověk může mít pocit, že když je jeho jméno uvedeno na listu vlastnictví, mělo by být všechno podstatné přece jasné.
Jenže realitní obchod musí zohlednit nejen vlastnictví nemovitosti, ale také způsob jejího nabytí, případné závazky, totožnost účastníků, financování kupujícího a zákonné povinnosti související s prevencí praní špinavých peněz.
Dobrá zpráva je, že klient nemusí celý proces znát. Právě od toho je zde realitní makléř, advokát a případně hypoteční specialista.
Doklady nejsou samoúčelná administrativa. Každý z nich by měl mít konkrétní důvod.
Některé dokumenty slouží k ověření právního stavu nemovitosti, jiné k identifikaci prodávajícího nebo kupujícího a další potřebuje banka kvůli financování.
Důležitou roli hraje také legislativa proti praní špinavých peněz, známá jako AML. Realitní zprostředkovatelé patří mezi povinné osoby a v rámci své činnosti proto musí plnit příslušné identifikační a kontrolní povinnosti.
Z pohledu klienta je proto zcela v pořádku zeptat se: „Proč tento dokument potřebujete a co s ním budete dělat?“
Profesionální makléř by měl být schopen odpověď srozumitelně vysvětlit.
Ještě předtím, než se nemovitost začne nabízet, je potřeba zjistit její právní historii.
Jedním z důležitých dokumentů je takzvaný nabývací titul. Může jím být například:
kupní smlouva,
darovací smlouva,
rozhodnutí o dědictví,
případně jiná listina, na jejímž základě vlastník nemovitost získal.
Proč je to důležité?
Protože samotný list vlastnictví nemusí vždy odpovědět na všechny otázky, které mohou být pro prodej podstatné. Makléř potřebuje vědět, jak nemovitost vznikla ve vlastnictví současného majitele a zda s jejím nabytím nejsou spojeny další právní okolnosti.
Typickým příkladem může být dědictví, spoluvlastnictví, převod mezi manžely nebo situace, kdy se v minulosti měnily vlastnické podíly.
Samozřejmostí je kontrola aktuálního stavu v katastru nemovitostí.
Prověřují se například:
vlastnické vztahy,
zástavní práva,
věcná břemena,
exekuce a další omezení,
plomby nebo probíhající řízení,
případně další skutečnosti důležité pro konkrétní obchod.
Cílem je odhalit případný problém ještě předtím, než se začne jednat s kupujícími.
Je totiž mnohem příjemnější vyřešit právní překážku na začátku prodeje než ve chvíli, kdy už má kupující schválenou hypotéku a čeká se pouze na podpis kupní smlouvy.
Občanský průkaz nebo cestovní pas patří mezi dokumenty, které mohou být v průběhu transakce vyžadovány kvůli identifikaci účastníků.
Tady vstupuje do hry právě AML legislativa.
Je proto normální, že realitní zprostředkovatel bude potřebovat ověřit totožnost klienta a splnit zákonné povinnosti, které se na něj vztahují.
To ale neznamená, že by měl sbírat kopie dokladů bez jasného účelu nebo je uchovávat déle, než je oprávněné.
Ochrana osobních údajů stojí mimo jiné na zásadě minimalizace. Osobní údaje mají být přiměřené a relevantní vzhledem k účelu, pro který jsou zpracovávány, a mají být chráněny odpovídajícími technickými a organizačními opatřeními.
U bytů může být důležitým dokumentem také potvrzení o tom, zda vlastník nemá vůči společenství vlastníků jednotek nebo bytovému družstvu dluhy.
Nejde přitom jen o formalitu.
Kupující potřebuje vědět, zda se spolu s koupí nemovitosti neřeší nějaký existující závazek. Stejně tak může tento dokument potřebovat banka při posuzování financování.
Konkrétní rozsah dokumentů se může lišit podle toho, zda jde o byt v osobním vlastnictví, družstevní byt, rodinný dům nebo jiný typ nemovitosti.
Poměrně častá je také situace, kdy prodávající svou nemovitost stále splácí.
To není důvod k obavám, ale je potřeba vědět, jak bude stávající hypotéka při prodeji vypořádána.
Banka může například vystavit dokumenty potřebné k vyčíslení zůstatku úvěru a následnému výmazu zástavního práva po splnění stanovených podmínek.
Tyto kroky je vhodné řešit s dostatečným předstihem. Kupující totiž potřebuje mít jistotu, že po dokončení transakce bude jeho vlastnické právo právně v pořádku a financující banka bude mít správně nastavené zajištění.
Ne každý prodej vypadá stejně.
Jiná dokumentace může být potřeba u nemovitosti nabyté koupí, jiná u nemovitosti zděděné a další například při vypořádání společného jmění manželů.
Pozornost je potřeba věnovat zejména situacím, kdy:
nemovitost vlastní více osob,
jeden z vlastníků je v manželství,
nemovitost byla získána dědictvím,
probíhá nebo proběhlo vypořádání SJM,
na nemovitosti vázne hypotéka,
některý z vlastníků má exekuční či insolvenční problém,
vlastníkem je právnická osoba,
nebo za vlastníka jedná zmocněnec.
Právě tady se ukazuje význam kvalitní přípravy. Neexistuje jeden univerzální seznam dokumentů platný pro každý obchod.
U kupujícího se část dokumentace přesouvá z realitní kanceláře směrem k bance.
Banka si prověřuje zejména schopnost klienta splácet úvěr a další skutečnosti potřebné pro schválení financování.
Doklady o příjmech, zaměstnání, finanční situaci nebo dalších závazcích proto typicky řeší kupující přímo se svou bankou nebo hypotečním specialistou.
Realitní makléř k nim zpravidla nepotřebuje mít přístup jen proto, že zprostředkovává prodej nemovitosti.
To je dobrý příklad principu minimalizace: každý účastník transakce by měl mít přístup pouze k těm údajům, které skutečně potřebuje pro svou část obchodu.
Občanský průkaz, dokumenty o příjmech, zdravotní dokumentace nebo jiné citlivé listiny nejsou běžné přílohy, které bychom měli bezmyšlenkovitě rozesílat e-mailem.
Pokud po vás někdo požaduje dokument obsahující velké množství osobních údajů, je naprosto legitimní se zeptat:
Proč ho potřebujete?
Kdo k němu bude mít přístup?
Jak dlouho ho budete uchovávat?
A jakým způsobem bude zabezpečen?
Pokud je dokument skutečně nezbytný, měl by existovat bezpečný způsob jeho předání.
Ideální je využít zabezpečené klientské úložiště nebo jiný nástroj určený k bezpečnému sdílení dokumentů. Pokud je nutné využít e-mail, je vhodné přemýšlet i o způsobu zabezpečení samotného souboru.
Jednou z příjemných věcí pro klienta je, že ne všechny dokumenty musí shánět sám.
Řada údajů z katastru nemovitostí je veřejně dostupná. Makléř si proto může potřebné informace obstarat samostatně, aniž by po vlastníkovi požadoval, aby mu každý výpis posílal.
To šetří čas a zároveň omezuje zbytečné přeposílání dokumentů.
Tady se dostáváme k důležitému principu.
Profesionální práce s osobními údaji neznamená shromáždit co nejvíce dokumentů. Znamená naopak vědět, který dokument je potřeba, proč je potřeba a jak dlouho je potřeba jej uchovávat.
ÚOOÚ výslovně uvádí zásadu minimalizace údajů a také zásadu omezení uložení – osobní údaje nemají být uchovávány déle, než je nezbytné pro daný účel, pokud delší uchování nevyplývá z právní povinnosti.
Proto je rozdíl mezi otázkou:
„Pošlete mi prosím tento dokument, protože ho potřebuji pro konkrétní krok transakce.“
a požadavkem:
„Pošlete mi raději všechno, co doma máte, kdyby se to náhodou hodilo.“
První přístup je profesionální. Druhý by měl být důvodem k otázkám.
Ani tady neplatí jednoduché pravidlo, že „po prodeji se všechno okamžitě smaže“.
Některé dokumenty mohou podléhat zákonným povinnostem uchování, například právě v souvislosti s AML. Naopak dokumenty, pro které již neexistuje právní ani jiný legitimní důvod ke zpracování, nemají být bezdůvodně uchovávány.
GDPR tedy není synonymem pro okamžitou skartaci všech dokumentů po podpisu kupní smlouvy. Rozhodující je účel, právní titul zpracování a případné zákonné archivační povinnosti.
| Dokument | Typický důvod | Kdo ho může potřebovat |
|---|---|---|
| Nabývací titul | Ověření právní historie nemovitosti | Makléř, právník |
| Výpis z katastru | Kontrola aktuálního právního stavu | Makléř, právník, banka |
| Doklad totožnosti | Identifikace účastníka | Makléř, právník, banka podle účelu |
| Potvrzení o závazcích vůči SVJ/družstvu | Prověření závazků spojených s nemovitostí | Makléř, právník, banka |
| Dokumenty k hypotéce prodávajícího | Vypořádání stávajícího úvěru | Prodávající, jeho banka, právník |
| Doklady o příjmech kupujícího | Posouzení hypotéky | Především kupující a jeho banka |
| Dokumenty k SJM nebo dědictví | Ověření vlastnických vztahů | Makléř, právník |
| Další citlivé osobní dokumenty | Pouze konkrétní právní nebo bankovní účel | Příslušný odborník podle situace |
Tato tabulka je pouze orientační. Konkrétní rozsah dokumentace se vždy odvíjí od typu nemovitosti a konkrétního obchodu.
Předávání osobních dokumentů může být pro klienta nepříjemné. Je pochopitelné, že člověk nechce posílat kopii občanského průkazu nebo jiné citlivé informace někomu, koho třeba zná teprve několik dní.
To ale neznamená, že požadavek musí být automaticky podezřelý.
Realitní makléř může mít pro požadavek zcela legitimní důvod – například zákonnou povinnost identifikace nebo přípravu konkrétního právního kroku.
Důležité je, aby vám tento důvod dokázal vysvětlit.
Dobrý makléř vám neřekne pouze „potřebuji to“. Vysvětlí vám, proč to potřebuje, komu bude dokument předán a jak bude s vašimi údaji nakládáno.
A stejně tak se klient nemusí bát zeptat.
Prodej nemovitosti stojí na důvěře, ale důvěra sama o sobě nestačí. Bez správných dokumentů a jejich kontroly by nebylo možné bezpečně převést vlastnictví, připravit smlouvy ani splnit zákonné povinnosti.
Smyslem profesionálního realitního servisu proto není získat od klienta co nejvíce dokumentů. Naopak. Smyslem je získat správné dokumenty ve správný čas, použít je pro konkrétní účel a bezpečně s nimi nakládat.
Pokud si jako prodávající nebo kupující nejste jistí, proč po vás někdo určitý dokument požaduje, jednoduše se zeptejte.
V dobře připraveném realitním obchodu by totiž žádný dokument neměl být požadován jen proto, že „se to tak vždycky dělá“.