Na úřad ombudsmana dorazila stížnost na realitního makléře, který si před uzavřením smlouvy s klientem pořídil kopii jeho občanského průkazu. Klient se domníval, že si makléř údaje z průkazu pouze opsal. O existenci fotokopie se dozvěděl až později, když mu ji makléř zaslal e-mailem jako přílohu návrhu dalšího dokumentu v rámci realitního obchodu.
Kdy tedy může realitní makléř požadovat předložení občanského průkazu? A smí si ho také zkopírovat?
Zákon o občanských průkazech zakazuje pořizovat kopie občanského průkazu bez souhlasu jeho držitele, pokud takovou povinnost nestanoví zákon.
Při realitním obchodu je však situace trochu složitější. Makléř může potřebovat ověřit totožnost klienta jednak při přípravě smluvní dokumentace, jednak kvůli povinnostem, které mu ukládá zákon proti praní špinavých peněz (AML).
Realitní zprostředkovatelé patří mezi takzvané povinné osoby. To znamená, že musí za stanovených podmínek identifikovat své klienty a uchovávat příslušné údaje. V některých případech mohou pořídit také kopii občanského průkazu, musí však dodržet zákonné podmínky.
Důležité je rozlišovat mezi předložením občanského průkazu a pořízením jeho kopie. Makléř může mít zákonnou povinnost ověřit totožnost klienta, ale neznamená to, že si automaticky smí průkaz také zkopírovat.
Důvodů, proč realitní makléř ověřuje totožnost klienta, může být několik.
Zákon proti praní špinavých peněz ukládá realitním zprostředkovatelům za stanovených podmínek povinnost identifikovat klienta. Občanský průkaz je jedním z dokladů, kterými lze totožnost ověřit.
Ověření totožnosti je důležité také při uzavírání rezervační, zprostředkovatelské nebo jiné smlouvy související s realitním obchodem. Zejména pokud od první kontroly uplynula delší doba, může být vhodné totožnost smluvních stran znovu ověřit.
Ověření totožnosti pomáhá chránit všechny účastníky obchodu před podvody a zneužitím identity. Stejně důležité je však také bezpečné nakládání s osobními údaji, které jsou v občanském průkazu uvedeny.
Při zpracování osobních údajů musí realitní zprostředkovatel dodržovat také pravidla obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Mezi jeho hlavní povinnosti patří:
Také zájemce o nemovitost má v souvislosti se zpracováním svých osobních údajů určitá práva.
Může například požadovat informace o tom, jak makléř s jeho údaji nakládá, získat k nim přístup nebo požádat o opravu nepřesných údajů. Za určitých podmínek může požadovat také jejich výmaz.
Pokud jde o předložení občanského průkazu, je potřeba rozlišovat mezi situací, kdy makléř potřebuje ověřit totožnost klienta na základě zákonné povinnosti, a situací, kdy požaduje pouze údaje pro jiný účel.
Klient může odmítnout pořízení kopie občanského průkazu, pokud pro něj není zákonný důvod. Samotné odmítnutí kopie však neznamená, že může vždy odmítnout také ověření totožnosti. Pokud klient neposkytne údaje nezbytné pro splnění zákonných povinností, může to uzavření realitního obchodu znemožnit.
Realitní makléř může mít zákonnou povinnost ověřit totožnost klienta, zejména v souvislosti s pravidly proti praní špinavých peněz. To však automaticky neznamená, že smí bez dalšího pořídit kopii jeho občanského průkazu.
Při nakládání s osobními údaji musí dodržovat pravidla GDPR, klienta informovat o jejich zpracování a zajistit jejich odpovídající ochranu.
Předložení občanského průkazu a souhlas s jeho kopírováním jsou dvě odlišné věci. Je proto dobré vědět, co po vás makléř požaduje, z jakého důvodu a jak bude s vašimi údaji nakládat.